Como se preparar para arrasar antes da reunião

Você já parou para pensar que o o sucesso de uma reunião de negócios começa antes dela? Os preparativos para uma reunião são tão importantes quanto a reunião em si e podem influenciar e muito no resultado dela. Quanto mais bem preparado você estiver para uma reunião, mais chances de sucesso você terá. Então, para evitar erros, vamos te dar algumas dicas para uma boa preparação.

Faça uma pauta de discussão

Para que uma reunião seja produtiva é preciso que haja uma sequência lógica de apresentação dos assuntos de forma que todos os temas sejam abordados e esclarecidos. Para evitar que algo seja deixado de lado, é recomendado criar uma pauta (uma lista simples com todos os itens que precisam ser conversados). Uma pauta pode ser feita apenas para você saber como conduzirá a reunião ou pode ainda ser compartilhada com outras pessoas para que elas incluam itens nela e tomem conhecimento do que será discutido.

Materiais adicionais

Além da pauta é interessante levar, quando for o caso, materiais de apoio com informações que podem ser solicitadas em reunião (como tabela de preços ou demais materiais de divulgação, por exemplo). Seria interessante ainda levar anotações de conversas prévias para serem consultadas, evitando desentendimentos desnecessários. Separe tudo que precisa e garanta que não esquecerá de levar nada.

Faça pesquisas

Ir preparado é a maior garantia de que você fará uma boa reunião. Então informe-se sobre quem é a pessoa que você conversará, sobre a empresa a qual ela faz parte e isso além de deixar você mais tranquilo também pode ajudar a tornar o clima da reunião mais descontraído.

Confirme data, horário e local da reunião

Apenas agendar a reunião pode não ser o suficiente, muitos empresários vivem na correria e podem ser perder com datas e horários. Então para evitar mal entendidos confirme no dia anterior ou no mesmo dia se a reunião está confirmada.

Chegue no horário

Nada causa uma impressão pior do que atraso, então para começar com o pé direito faça o percurso com tempo de sobra pois nunca se sabe quando o trânsito vai ficar complicado ou quando um imprevisto pode acontecer.

Revise seu material

Para garantir que toda a sua preparação não foi em vão, aproveite os minutos extras que você tem por chegar cedo para revisar sua pauta e seus materiais de apoio. Lembre quem é a pessoa e o que você precisa tratar com ela, essa dica é fundamental se você faz muitas reuniões na semana e pode esquecer o que foi falado na reunião anterior ou trocar assuntos que deviam ser tratados com pessoas diferentes.